Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hoá doanh nghiệp là phương pháp chuyển đổi các định dạng khác nhau bao gồm công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, hồ sơ, giấy tờ, công việc, bản in giấy, hình ảnh, âm thanh… theo cách truyền thống thành các dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ hiện đại. Bên cạnh đó, các phòng ban cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại là thông qua các hệ thống kết nối mạng internet thay vì họp mặt trực tiếp, phân công công việc hay nhắc nhở theo cách truyền thống.

Lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp

Khi thực hiện số hoá, các doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích to lớn bao gồm:

Gia tăng năng suất làm việc

Các nhân viên của doanh nghiệp khi áp dụng số hoá sẽ chỉ mất vài phút để thực hiện việc tìm kiếm tài liệu với một vài thao tác nhỏ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thêm thời gian cho doanh nghiệp mà nhân viên còn có thêm thời gian học hỏi kỹ năng, xử lý thêm nhiều công việc và gia tăng năng suất làm việc hiệu quả.

Giúp tiết kiệm chi phí

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản phí khổng lồ để in ấn các giấy tờ, chi phí khấu hao thiết bị, tiền giấy mực, tiền điện,… Tuy nhiên, các chi phí này dễ dàng được tối ưu hoá tới mức thấp nhất nhờ có số hoá.  Điều này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực tài chính tốt hơn vào các mảng kinh doanh chủ yếu hay đầu tư để mang lại lợi nhuận.

Xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng

Việc số hoá giúp doanh nghiệp tìm kiếm được các dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng và không bị giới hạn. Mọi dữ liệu được chuyển đổi đồng bộ sang định dạng kỹ thuật số hiện đại giúp việc xử lý trở nên linh động, thuận tiện và hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp

Tăng tính bảo mật thông tin

Doanh nghiệp có thể dễ dàng giới hạn quyền truy cập vào các văn bản quan trọng và cài đặt các luồng công việc liên quan trong các trường hợp cần thiết hay đưa ra các nhóm quyền hạn như quyền truy cập, quyền chỉnh sửa, quyền bình luận,… cho từng phòng ban, từng cá nhân để nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu.

Là điểm hoàn hảo để chuyển đổi số

Quét hình ảnh hay lưu trữ các dữ liệu ảo đều là bước đầu quan trọng trong quá trình xây dựng chuyển đổi số. Việc thực hiện số hoá toàn bộ các thông tin, dữ liệu sẽ tạo ra chìa khoá hoàn hảo để doanh nghiệp có thể đảm bảo đạt được những thành công vượt bậc trong kế hoạch chuyển đổi số.

Đảm bảo dữ liệu không bị thất thoát

Bất kỳ loại dữ liệu nào khi được lưu trữ cũng phải đối mặt với vấn đề thất thoát cho dù điều này do con người hay thiên nhiên tạo ra. Với số hoá cùng các giải pháp khôi phục dữ liệu hiện đại, doanh nghiệp có thể dễ dàng phục hồi một phần hoặc toàn bộ dữ liệu đồng thời giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát dữ liệu.

Điểm giống và khác nhau của số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số

Giống nhau

• Cả số hóa và chuyển đổi số đều liên quan đến việc áp dụng công nghệ và quy trình kỹ thuật số vào hoạt động của doanh nghiệp.
• Cả hai đều nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp.
• Cả hai đều mang lại lợi ích về quản lý thời gian, tối ưu hóa quy trình quản lý dự án và đưa ra quyết định tối ưu.

Khác nhau 

Số hoá

Tập trung vào việc chuyển đổi các dữ liệu từ vật lý sang kỹ thuật số mà không thay đổi bản chất của chúng. Điều này có thể bao gồm việc quét tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, lưu trữ thông tin trên máy tính hoặc điện toán đám mây, hoặc chuyển đổi các quy trình thủ công sang các quy trình tự động hóa.

Chuyển đổi số

Biến đổi tổng thể của doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng trí tuệ nhân tạo và các công nghệ khác để tạo ra các quy trình và mô hình kinh doanh mới. Từ đó cải thiện tương tác với KH và tối ưu hóa hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Chuyển đổi số được xem là cấp cao hơn của số hóa.

Phần mềm Aibat cung cấp giải pháp số hóa tối ưu cho tất cả doanh nghiệp.

Website: https://aibat.vn

Email: [email protected]

Phone: 0934 518 629