Quản lý công nợ hiệu quả với 7 bước đơn giản, giúp chủ kinh doanh thu hồi nợ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và gia tăng doanh thu hiệu quả.

Trong giới kinh doanh việc quản lý công nợ hiệu quả là chìa khóa duy trì sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý này không phải là một nhiệm vụ “dễ nuốt” khi doanh nghiệp có quá nhiều nguồn tiền thu và chi đổ về khác nhau. Việc kiểm soát không tốt công nợ sẽ dẫn đến những hệ quả khôn lường, thậm chí dẫn đến phá sản.

Để tối ưu quy trình quản lý công nợ, Aibat đề xuất giúp bạn 7 bước đơn giản trong bài viết dưới đây để các dòng tiền không còn là mối e ngại đến bạn.

1. Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình kiểm soát các khía cạnh tài chính liên quan đến việc thu vào, chi ra và khoản nợ của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc giám sát các khoản thanh toán đến hạn và thực hiện các bước cần thiết để thu hồi các khoản nợ quá hạn. Mục tiêu chính của quản lý công nợ là đảm bảo doanh nghiệp có dòng tiền ổn định để duy trì hoạt động và phát triển một cách bền vững.

Quản lý công nợ yêu cầu sự kỹ lưỡng đến từng chi tiết để xem xét các bản hợp đồng, hóa đơn để đảm bảo công việc được diễn ra đúng tiến độ. Đây là công việc đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, đồng thời giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tăng tính ổn định tài chính cho doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của việc kiểm soát công nợ

Quản lý công nợ đóng vai trò “nền tảng” trong mọi hoạt động tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu không quản lý tốt, dòng tiền và sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tầm quan trọng của việc quản lý công nợ có thể bao gồm 4 ý như sau:

Duy trì ổn định dòng tiền: Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn dư dả dòng tiền và xoay kịp vòng vốn. Công nợ được thu hồi và xử lý kịp thời sẽ cung cấp nguồn vốn cần thiết để đáp ứng các chi phí hàng ngày và đầu tư cho các dự án mới.

Hạn chế rủi ro tài chính: Những khoản công nợ không được kiểm soát chặt chẽ sẽ dẫn đến thiếu hụt tiền mặt, gây ra các vấn đề về thanh khoản và có thể cuối cùng dẫn đến phá sản. Quản lý công nợ giúp doanh nghiệp nhận biết sớm các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết triệt để khi chúng trở thành mối đe dọa lớn.

Nâng cao uy tín với đối tác: Duy trì sự uy tín và chuyên nghiệp trong mắt các đối tác làm ăn khi công nợ được xử lý theo đúng thời hạn và kế hoạch đã bàn. Việc này giúp gây dựng niềm tin và là nền tảng cho các dự án hợp tác kinh doanh lâu dài hơn.

Tuân thủ pháp lý: Việc quản lý công nợ tốt sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến báo cáo tài chính và khai thuế.

3. 7 bước quản lý công nợ hiệu quả

Để theo sát công nợ và thu hồi nợ một cách nhanh chóng mà không tốn quá nhiều công sức, chủ kinh doanh nên thực hiện theo trình tự như sau:

Xây dựng chính sách chi trả rõ ràng: Hãy thiết lập một hệ thống chính sách cụ thể về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và các điều kiện riêng áp dụng cho từng loại khách hàng (nếu có). Việc này sẽ làm cho quy trình quản lý được minh bạch và trơn tru hơn.

Lưu trữ thông tin khoản nợ chi tiết: Việc lưu trữ toàn bộ thông tin khoản nợ một cách chi tiết là việc vô cùng quan trọng để không bỏ sót bất cứ nguồn tiền nào ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp. Đây là công đoạn cần phải sử dụng đến các phần mềm kế toán để ghi chép mọi khoản nợ một cách chi tiết, bao gồm ngày phát sinh nợ, số tiền, và ngày đến hạn để theo dõi và quản lý hiệu quả.

Thiết lập theo hệ thống để tiện theo dõi: Lưu trữ thông tin chưa phải là tất cả, bạn cần phải thiết lập chúng theo hệ thống để có thể thuận tiện theo dõi và quản lý. Các công cụ hỗ trợ tài chính trên thị trường hiện nay đều có khả năng sắp xếp các dữ liệu thành hệ thống, giúp quy trình quản lý dễ dàng hơn.

Xem lại khoản phải thu định kỳ: Hãy theo dõi hoặc set lịch định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để kiểm tra các khoản công nợ thường xuyên. Quá trình này sẽ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn kịp thời và nhanh chóng đưa ra các biện pháp xử lý ổn thỏa.

Gửi hóa đơn, chứng từ đến người nợ: Hãy đảm bảo rằng các hóa đơn và các chứng từ liên quan được gửi đến người nợ đúng thời hạn. Đây chính là “vật chứng” cụ thể để tránh xảy ra mâu thuẫn hay các tranh chấp không đáng có.

Gọi điện thoại, gửi sms nhắc nhở: Đến kì hạn nhưng các khoản nợ chưa được thanh toán, hãy nhắc nhở đối tác/ khách hàng qua điện thoại hoặc SMS để nhắc nhở trước. Đây là cách “nhắc khéo” để tránh làm mất lòng đối phương một cách tinh tế trước khi nhờ đến sự giải quyết của Pháp luật.

Duy trì tốt mối quan hệ hai bên: Trong quá trình xử lý công nợ, điều quan trọng là phải giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Cách tiếp cận lịch sự và tôn trọng sẽ giúp giảm thiểu mâu thuẫn và gia tăng tỷ lệ khách hàng hợp tác lâu dài hơn.

Quản lý công nợ hiệu quả chính là yếu tố giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền bình ổn, hỗ trợ cho sự phát triển bền vững sau này. Hơn hết, công nợ được kiểm soát chặt chẽ không chỉ mang về sự ổn định cho tài chính mà còn củng cố uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Aibat hy vọng bài viết trên đây có thể mang lại các giá trị hữu ích trong các vấn đề xoay quanh việc quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp.